POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE Aulotia

0. COMPROMISOS CLAVE

• No vendemos datos personales.
• No compartimos datos personales con fines de publicidad comportamental ni dirigida.
• No utilizamos los datos de los clientes ni de sus interlocutores para entrenar modelos de IA.
• Tratamos los datos conforme al Reglamento (UE) 2016/679 ("RGPD") y a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales ("LOPDGDD").

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

A efectos de los tratamientos respecto de los cuales Aulotia actúa como Responsable del Tratamiento:

Responsable: Carlos Antonio Azañón Cáceres NIF: 53455971S Domicilio: Calle de la Sagra 35, 28915 Leganés, Madrid, España Correo electrónico: {{PRIVACY_EMAIL}} Sitio web: aulotia.com

En adelante, el "Responsable" o "Aulotia".

2. ÁMBITO DE ESTA POLÍTICA

Esta Política de Privacidad explica cómo Aulotia trata los datos personales que obtiene directamente de sus clientes, potenciales clientes, usuarios de su sitio web, contactos comerciales y personas que interactúan directamente con Aulotia.

Asimismo, explica de forma general el tratamiento realizado por Aulotia en calidad de Encargado del Tratamiento cuando presta el servicio SaaS a empresas y profesionales.

En este último supuesto, el negocio cliente es el Responsable del Tratamiento respecto de los datos de sus propios clientes, pacientes, usuarios, empleados u otras personas cuyos datos se incorporen a Aulotia. Por ello, esta Política no sustituye la información de privacidad que cada negocio cliente debe proporcionar a sus propios interesados.

3. CATEGORÍAS DE DATOS PERSONALES

3.1. Datos de clientes y contactos profesionales

Podrán incluir: nombre y apellidos, cargo o función profesional, empresa o negocio, dirección de correo electrónico, número de teléfono, domicilio profesional, información de facturación, información contractual, comunicaciones mantenidas con Aulotia, e información relacionada con incidencias o solicitudes de soporte.

3.2. Datos de uso y datos técnicos

Podrán incluir: dirección IP, identificadores técnicos, información de navegador o dispositivo, registros de actividad, fecha y hora de accesos, registros de seguridad, eventos técnicos e información necesaria para diagnosticar incidencias.

3.3. Datos relacionados con facturación y pagos

Los pagos y suscripciones podrán gestionarse mediante Stripe. Aulotia no tiene previsto acceder ni conservar directamente los datos completos de las tarjetas bancarias utilizados para efectuar el pago cuando dichos datos sean gestionados directamente por Stripe. Stripe podrá actuar, según el tratamiento concreto, como encargado o como responsable independiente, de acuerdo con sus propios términos y políticas.

3.4. Datos tratados por cuenta del cliente

Como parte del servicio SaaS, Aulotia puede tratar por cuenta del negocio cliente: nombres, teléfonos, datos de contacto, información sobre citas y reservas, horarios y disponibilidad, historial de citas, mensajes, transcripciones, logs de conversaciones, audios temporales, información introducida durante una conversación, e información necesaria para ejecutar acciones solicitadas por el usuario. Estos datos serán tratados conforme a las instrucciones del negocio cliente y al correspondiente Acuerdo de Encargo de Tratamiento.

4. DATOS DE CATEGORÍA ESPECIAL

Aulotia es una plataforma tecnológica de propósito general que puede utilizarse en sectores sanitarios. Por este motivo, el servicio puede llegar a tratar, por cuenta de un negocio cliente, datos relativos a la salud u otras categorías especiales contempladas en el artículo 9 del RGPD y en el artículo 9 de la LOPDGDD.

Cuando Aulotia actúe como Encargado del Tratamiento, el cliente determinará las finalidades y los medios del tratamiento y será responsable de establecer la base jurídica conforme al artículo 6 y, cuando proceda, la excepción del artículo 9. Aulotia tratará dichos datos exclusivamente siguiendo las instrucciones documentadas del cliente y no los utilizará para fines propios incompatibles.

Aulotia no utilizará deliberadamente los datos tratados por cuenta de sus clientes para determinar diagnósticos, tratamientos médicos o decisiones clínicas. La utilización del servicio en un entorno sanitario no convierte a Aulotia en proveedor sanitario.

5. TRATAMIENTO DE AUDIO, VOZ Y TRANSCRIPCIONES

Cuando un asistente de voz atienda una llamada, el sistema puede recibir y procesar el audio necesario para convertir la voz en texto, procesar la solicitud y generar una respuesta de voz.

En función de la configuración contratada, el audio podrá mantenerse únicamente durante el tiempo estrictamente necesario para su procesamiento técnico; las transcripciones podrán almacenarse cuando resulte necesario para prestar funcionalidades de historial, auditoría, gestión de citas o soporte; y los registros técnicos podrán conservar determinados metadatos necesarios para seguridad, diagnóstico y trazabilidad.

Aulotia no utilizará la voz con fines de identificación biométrica individual salvo contratación y configuración específica para una finalidad legítima. Cuando exista grabación o conservación de llamadas por decisión del negocio cliente, será responsabilidad de dicho cliente asegurarse de que se proporciona la información exigible y que existe una base jurídica adecuada.

6. FINALIDADES DE LOS TRATAMIENTOS COMO RESPONSABLE

Cuando Aulotia actúe como Responsable del Tratamiento, podrá utilizar los datos para: gestionar altas, cuentas y suscripciones; prestar y administrar el servicio contratado; procesar pagos y gestionar facturación; prestar atención y soporte; prevenir fraude y usos ilícitos; garantizar la seguridad de sistemas e infraestructuras; detectar y solucionar errores técnicos; gestionar comunicaciones operativas; cumplir obligaciones legales; defender los derechos e intereses legítimos; y enviar comunicaciones comerciales cuando exista una base jurídica válida.

7. BASES JURÍDICAS

Las bases jurídicas podrán ser: ejecución de un contrato (creación y gestión de la cuenta, prestación del SaaS, soporte, suscripción); cumplimiento de obligaciones legales (contables, fiscales, mercantiles); interés legítimo (seguridad, prevención del fraude, defensa jurídica, administración interna); y consentimiento (cookies no necesarias o comunicaciones comerciales que lo requieran). El consentimiento podrá retirarse en cualquier momento sin afectar a la licitud del tratamiento previo.

8. COMUNICACIONES COMERCIALES

Aulotia podrá enviar comunicaciones comerciales de sus propios productos o servicios cuando disponga de una base jurídica suficiente. Cuando la normativa exija consentimiento previo, este será solicitado. Toda comunicación comercial electrónica permitirá ejercitar de forma sencilla el derecho de oposición o baja.

9. ENCARGADOS Y PROVEEDORES

Para la prestación del servicio Aulotia podrá utilizar proveedores tecnológicos que actúen como encargados o proveedores independientes. Entre las categorías se incluyen proveedores de infraestructura cloud, de modelos de lenguaje (LLM), de Speech-to-Text, de Text-to-Speech, de infraestructura WebRTC (incluyendo LiveKit), operadores SIP y de telecomunicaciones, proveedores de correo electrónico, herramientas de monitorización y seguridad, y Stripe para pagos.

10. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES Y RESIDENCIA DE LOS DATOS

La infraestructura principal de Aulotia y el almacenamiento de los datos se ubican en el Espacio Económico Europeo (EEE).

Determinados proveedores de inteligencia artificial (modelos de lenguaje, voz a texto y texto a voz) pueden estar ubicados fuera del EEE, en particular en Estados Unidos. En la medida en que dichos proveedores accedan a datos personales desde un tercer país, Aulotia amparará la transferencia en las garantías previstas por el Capítulo V del RGPD, incluyendo las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea u otras garantías adecuadas, y exigirá contractualmente a dichos proveedores que no utilicen los datos para entrenar o mejorar sus modelos.

10.1. DATOS DE USUARIO DE GOOGLE (GOOGLE CALENDAR)

Cuando el Cliente conecta una cuenta de Google Calendar a Aulotia para las funciones de agenda, se accede a los datos de usuario de Google (calendarios, disponibilidad y eventos) únicamente para leer la disponibilidad, ofrecer franjas horarias libres y crear, actualizar o cancelar las citas gestionadas por el asistente.

El uso de los datos de usuario de Google se ajusta a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de las API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado. Aulotia no utiliza, transfiere ni vende los datos de usuario de Google para desarrollar, mejorar o entrenar modelos de IA/ML generalizados o fundacionales. El Cliente puede desconectar su cuenta de Google en cualquier momento, lo que revoca el acceso.

11. CONSERVACIÓN

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para alcanzar las finalidades para las que fueron recogidos y, posteriormente, durante los plazos necesarios para cumplir obligaciones legales o atender responsabilidades.

En particular, las transcripciones, los mensajes y el historial de conversaciones se conservarán, por defecto, durante un máximo de {{RETENTION_DAYS}} días, salvo que una obligación legal exija un período distinto. Los audios temporales se eliminarán automáticamente una vez cumplida su finalidad técnica. Las transcripciones e historiales se conservarán de acuerdo con la configuración del servicio y las instrucciones del cliente cuando Aulotia actúe como Encargado.

12. DERECHOS

Las personas cuyos datos sean tratados por Aulotia como Responsable podrán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad y retirada del consentimiento, así como el derecho a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado (incluida la elaboración de perfiles), de conformidad con los artículos 15 a 22 del RGPD y los artículos 12 a 18 de la LOPDGDD. La solicitud podrá remitirse a {{PRIVACY_EMAIL}}.

Cuando Aulotia actúe únicamente como Encargado, las solicitudes deberán dirigirse preferentemente al correspondiente negocio Responsable del Tratamiento.

13. DERECHO A PRESENTAR UNA RECLAMACIÓN

Cualquier persona podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), con sede en C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid (https://www.aepd.es).

14. SEGURIDAD

Aulotia aplica medidas técnicas y organizativas destinadas a proteger los datos personales, incluyendo control de accesos, autenticación, segregación de permisos, registros de actividad, cifrado en tránsito y almacenamiento, copias de seguridad, gestión de vulnerabilidades y procedimientos de gestión de incidentes.

15. TRATAMIENTO DE DATOS PARA ENTRENAMIENTO DE MODELOS

Salvo autorización expresa, específica y jurídicamente válida, Aulotia no utilizará los contenidos, conversaciones, transcripciones, audios o datos de clientes tratados por cuenta de estos para entrenar modelos de inteligencia artificial destinados a fines propios incompatibles con la prestación contratada.

16. MENORES DE EDAD

El servicio está diseñado para su contratación y utilización empresarial. Cuando un negocio cliente permita a menores interactuar con sus sistemas mediante Aulotia, dicho cliente será responsable de determinar las garantías legales que correspondan.

17. MODIFICACIONES

Aulotia podrá modificar esta Política de Privacidad cuando sea necesario. La versión vigente será siempre la publicada en aulotia.com.

18. CONTACTO

Carlos Antonio Azañón Cáceres · NIF: 53455971S · Domicilio: Calle de la Sagra 35, 28915 Leganés, Madrid, España · Email: {{PRIVACY_EMAIL}}